Estimados,

 Me permito hacer de su conocimiento que,  con el objetivo de lograr una mayor efectividad en la implementación de las sugerencias acordadas de corrección y mejora que se reportan en las auditorías, con apoyo en el área se Sistemas de Grupo Carso, se desarrolló un sistema de control electrónico del seguimiento y cierre de hallazgos de auditoría interna que entrará en operación a partir de la próxima semana, en su primera etapa cuenta con las siguientes facilidades para el auditado:

1.- Aviso al auditado vía correo electrónico de la carga en el sistema de los nuevos hallazgos comentados en reuniones de cierre de auditoría.

2.- Avisos de vencimiento de fechas compromiso de solución, con 7 días de anticipación y en la fecha del vencimiento, mediante correos electrónicos dirigidos a las personas responsables de cerrar las observaciones.

3.- Comunicación directa con el auditor mediante el sistema, quedando historial en el mismo de fechas y temas tratados por cada hallazgo.

 4.- Envío de evidencia para cierre de observaciones mediante información o documentos electrónicos adicionados al sistema.

 5.- Después de verificada la información, en su caso, aviso de cierre del hallazgo o comentarios para complementar evidencias.

 6.- Consulta en cualquier momento del estatus de los hallazgos.

 7.- Acceso al sistema por Internet desde cualquier punto.

 

Como medidas de seguridad se establecieron las siguientes:

1.- Por tratarse de un sistema desarrollado en la base de Grupo Carso,  el acceso se realizará mediante la asignación de nombre de usuario y una clave temporal que se les enviará para que accedan por primera vez al sistema la cual deberán cambiar en ese momento personalizándola para uso exclusivo.

2.- El auditado solo podrá consultar o modificar aquellos hallazgos donde este como responsable de tomar acciones para cierre.

3.- Es posible inhabilitar usuarios.

Para una mejor comprensión de su uso, se preparó un tutorial que explica en forma breve el procedimiento de acceso e interacción con el sistema y las personas relacionadas, el archivo con el tutorial, que por su tamaño no les puedo enviar por este medio, se le  entregará al área de sistema de Incarso para que les proporcione una copia o la liga para acceder en la red.

Para lograr lo más rápido posible el correcto funcionamiento del sistema, mucho les agradeceré su intervención en la difusión de mismo con el personal a su cargo.

Para la segunda etapa se contempla el acceso de más personas inclusive ustedes mismos,  con la posibilidad de emitir reportes que les ayuden a administrar y supervisar los hallazgos, les pido atentamente me retroalimenten con sus comentarios y sugerencias para ser tomados en cuenta, y estar en posibilidad incluirlos como mejoras en la segunda versión.